【個人事業主】領収書の保管方法6選!メールも領収書として保存!

個人事業主の領収書の保管方法

個人事業主になって、必ずといって必要になるのが領収書の保管です。

私はアフィリエイターなので、領収書の量としては少ないほうですが、それでもこれだけあります

  • サーバー代
  • ドメイン代
  • サロン代
  • 光熱費代
  • 本の購入代
  • ツール代

友人が領収書の保管方法に悩んでいたのを期に、私も調べてみることにしました

目次

【個人事業主】領収書の保管方法6選

個人事業主とはいえ、どんな事業をしているかによって、領収書の形や大きさ、数も様々です
自分に合った保管方法を探してみてください

封筒に入れて保管する

A4サイズも入るものと、A4サイズを折って入れる場合で2種類のサイズを紹介します

A4サイズの封筒

A5サイズの封筒

Amazonで探してみましたが、入数が多いのが封筒の欠点
必要な枚数だけ100均などで用意してもいいかもしれません

毎月の領収書の量で封筒の使い方も変わってきます

  • 数が多ければ月ごとに封筒へ入れて分ける
  • 数が少なければホッチキスで止めて一緒に封筒へ

クリアファイルに入れて保管する

この手のファイルは値段が結構高い印象
A4サイズ対応で、できるだけ安いものを探してみました

100均で探しても値段は同じくらいになりそうです

A4:12セット

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A4:12セット

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MerryNnie 12PCSの方は、可愛かったので選びましたが、日本のレビューはありませんでした

もっと小さいサイズのファイル袋を探す場合はこちら
https://amzn.to/3u7eHE3

領収書ファイルを利用する

各メーカーが領収書用のファイルを作っているので紹介します

キングジムA4:24ポケット

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キングジムA4:48ポケット

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コクヨA4:24ポケット

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コクヨA4:48ポケット

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ファイルのポケット数や色によって値段が変わります
Amazonをクリックして詳細ページに飛ぶと、中の部分が写真で見れます

仕分けフォルダーを利用して保管する

仕分けフォルダーがあると、ポイっと入れるだけで楽です
領収書の量によって、ファイルのタイプを選びましょう

伸びないタイプ

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伸びるタイプ

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我が家では、伸びるタイプのファイルを医療費の領収書や年金関係の種類入れに使っています

PDFで保管する

私のように領収書が少なく、サーバー代やドメイン代だけの人におすすめの方法

  • 決済完了メール
  • 取引完了画面

こちらは、領収書として利用できるので、PDFで保存してフォルダ分けしておけばOKです
もちろん、印刷して保存でもかまいません

決済完了メールが本当に領収書の代わりになるのか?疑問に思う人がいるかもしれませんが、税理士さんのサイトで確認済みですので間違いありません
メールは領収書代わりになる?

ただし、メールの内容に下記の内容が記載されているか確認しておきましょう

  • 自分の名前
  • 日付
  • 金額
  • 購入した商品の名前や内容
  • お金を支払った相手の名前
  • 支払い方法(特にクレジット払いの場合など)

念のため、どこかにバックアップをとっておくことを忘れずに

電子データで保存する(条件つき)

受け取った領収書を、スキャンしたりスマホで撮影したものを保存することも出来ます

ただし利用するためには一定の条件があります

  • 事前申請で承認が必要
  • 利用条件を満たすことが必要

詳しい利用条件などはこちらへ
 はじめませんか、書類のスキャナ保存!|国税庁(pdf)

領収書を保管するうえで知っておきたいこと

個人事業主の領収書保管期間

領収書の保管期間は、確定申告を「白色申告」「青色申告」のどちらでしているかで違います

白色申告
青色申告
  • 領収書の保管期間は5年間
  • 領収書の保存期間は7年間
    ※前々年度の所得が300万円以下の場合は5年間)

保存期間を過ぎた領収書は破棄してしまいましょう

どんな時に領収書が必要になるのか

領収書が必要になるのは、税務調査などが入った時です

この領収書はどこですか?と聞かれて直ぐに出せることが大事

保管方法は特に指定はありませんので、自分が解りやすく保管しやすい方法を選びましょう

何かを購入したら、即印刷!

開業したばかりのころ、仕事ばかり優先して領収書などの管理は後回しにしていた私。
何かを購入しても、ほったらかし

そうすると、いつ何を買ったのか忘れてしまいます
そして積み重なって、後で大変な思いをします

何かを購入したら、即効で印刷して保存するようにしましょう
PDFで保存する場合も同じです

保存場所の確保も忘れずに

領収書の量にもよりますが、確定申告の書類とともに5年~7年は保存することになります
7年分となると結構な量

自宅で保管する人は、それなりに場所の確保が必要です

そういう意味でも、電子データで保存を視野に動こうと思っています

支払いを1枚のクレジットカードにしていこう

手元に現物として保管する領収書やレシートを減らしていくようにしましょう

楽な方法としては、全てをクレジット払いにすることです。

ビジネス用のクレジットカードと銀行口座を用意して、今後の支払いをクレジットに変えていくと良いです

全てビジネス用のクレジットにすることは難しくても、減らすことは可能です

まとめ

ざっと調べた方法なので、他にもあるかもしれません

私がやってる保存方法
私は領収書が少ないので印刷しています!

・光熱費関係の領収書は月ごとにまとめてホッチキス

・ネット購入したものは印刷してファイリング

出来れば電子データで保管できるようにしていきたいけど、まだ領収書の量が少ないので先延ばし中です

私はこんな方法で領収書を保管してます!なんてコメントを頂けると嬉しいです

個人事業主の領収書の保管方法

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