個人事業主になって、必ずといって必要になるのが領収書の保管です。
私はアフィリエイターなので、領収書の量としては少ないほうですが、それでもこれだけあります
- サーバー代
- ドメイン代
- サロン代
- 光熱費代
- 本の購入代
- ツール代
友人が領収書の保管方法に悩んでいたのを期に、私も調べてみることにしました
【個人事業主】領収書の保管方法６選
個人事業主とはいえ、どんな事業をしているかによって、領収書の形や大きさ、数も様々です
自分に合った保管方法を探してみてください
①封筒に入れて保管する
A4サイズも入るものと、A4サイズを折って入れる場合で2種類のサイズを紹介します
A4サイズの封筒
A5サイズの封筒
Amazonで探してみましたが、入数が多いのが封筒の欠点
必要な枚数だけ１００均などで用意してもいいかもしれません
毎月の領収書の量で封筒の使い方も変わってきます
- 数が多ければ月ごとに封筒へ入れて分ける
- 数が少なければホッチキスで止めて一緒に封筒へ
②クリアファイルに入れて保管する
この手のファイルは値段が結構高い印象
A４サイズ対応で、できるだけ安いものを探してみました
100均で探しても値段は同じくらいになりそうです
A4：12セット
A4：12セット
MerryNnie 12PCSの方は、可愛かったので選びましたが、日本のレビューはありませんでした
もっと小さいサイズのファイル袋を探す場合はこちら
https://amzn.to/3u7eHE3
③領収書ファイルを利用する
各メーカーが領収書用のファイルを作っているので紹介します
キングジムA4：24ポケット
キングジムA4：48ポケット
コクヨA4：24ポケット
コクヨA4：48ポケット
④仕分けフォルダーを利用して保管する
仕分けフォルダーがあると、ポイっと入れるだけで楽です
領収書の量によって、ファイルのタイプを選びましょう
伸びないタイプ
伸びるタイプ
⑤PDFで保管する
私のように領収書が少なく、サーバー代やドメイン代だけの人におすすめの方法
- 決済完了メール
- 取引完了画面
こちらは、領収書として利用できるので、PDFで保存してフォルダ分けしておけばOKです
もちろん、印刷して保存でもかまいません
ただし、メールの内容に下記の内容が記載されているか確認しておきましょう
- 自分の名前
- 日付
- 金額
- 購入した商品の名前や内容
- お金を支払った相手の名前
- 支払い方法（特にクレジット払いの場合など）
念のため、どこかにバックアップをとっておくことを忘れずに！
⑥電子データで保存する
受け取った領収書を、スキャンしたりスマホで撮影したものを保存することも出来ます。
ただし利用するためには一定の条件があります
詳しい利用条件などはこちらへ
はじめませんか、書類のスキャナ保存！｜国税庁(pdf)
有料の会計ソフトであれば、電子帳簿保存法に対応しているものも多くあります。
領収書を保管する上で知っておきたいこと
個人事業主の領収書保管期間
領収書の保管期間は、確定申告を「白色申告」「青色申告」のどちらでしているかで違います。
保存期間を過ぎた領収書は破棄してしまいましょう。
どんな時に領収書が必要になるのか
領収書が必要になるのは、税務調査などが入った時です。
この領収書はどこですか？と聞かれて直ぐに出せることが大事。
保管方法は特に指定はありませんので、自分が解りやすく保管しやすい方法を選びましょう。
何かを購入したら、即印刷！
開業したばかりのころ、仕事ばかり優先して領収書などの管理は後回しにしていた私。
何かを購入しても、ほったらかし
そうすると、いつ何を買ったのか忘れてしまいます。
そして積み重なって、後で大変な思いをします。
何かを購入したら、即効で印刷して保存するようにしましょう
PDFで保存する場合も同じです。
保存場所の確保も忘れずに
領収書の量にもよりますが、確定申告の書類とともに５年～７年は保存することになります
７年分となると結構な量。
自宅で保管する人は、それなりに場所の確保が必要です。
そういう意味でも、電子データで保存を視野に動こうと思っています。
支払いを１枚のクレジットカードにしていこう
手元に現物として保管する領収書やレシートを減らしていくようにしましょう！
楽な方法としては、全てをクレジット払いにすることです。
ビジネス用のクレジットカードと銀行口座を用意して、今後の支払いをクレジットに変えていくと良いです
全てビジネス用のクレジットにすることは難しくても、減らすことは可能です
まとめ
ざっと調べた方法なので、他にもあるかもしれません
出来れば電子データで保管できるようにしていきたいけど、まだ領収書の量が少ないので先延ばし中です
コメント